Sandbox Test Page 2

Zielgruppe: Dieses Dokument richtet sich an Projektmanager und dokumentiert die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten, die über die WELCOME Helpertools eingerichtet werden können.

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Versionshistorie

Info

Datum

Person

Erstellen der Anleitung – Version 1.0

25.09.2025

Anne Repky

1.1 – Erweiterung um Sanktionslistenprüfung (Kap. 15 und 16)

21.06.2026

Anne Repky

~1. Rhenus Mitarbeiter

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Für den Kunden Rhenus ist eine Anpassung aktiviert, mit der sich Mitarbeiter ebenfalls über den Checkin-Bildschirm an- und abmelden können. Das dient der Dokumentation der anwesenden Personen im Gebäude.

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Die Mitarbeiter werden als Benutzer erstellt und sind dann beim entsprechenden Bildschirmmodul berechtigt, sich einzuchecken.

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Soll ein neuer Mitarbeiter erstellt werden, müssen hier Vorname, Nachname und Mitarbeiternummer eingetragen werden sowie der entsprechende Rhenus-Mandant, an dem sich der Mitarbeiter anmelden können soll, ausgewählt werden.

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📷 Screenshot 01 hier einfügen – Datei: Screenshot_01_Rhenus_Mitarbeiter.png (Formular zum Erstellen eines Rhenus-Mitarbeiters)

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Rhenus hat selbst Zugriff auf diesen Einstellungsbereich und erledigt diese Aufgabe selbständig, so dass dies nicht mehr von uns ausgeführt werden muss.

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2. Abteilungsgruppe erstellen

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Über „Abteilungsgruppe erstellen" kann eine Abteilungsgruppe erstellt werden, d.h. eine Gruppe, deren Mitglieder gegenseitig die Besucher sehen dürfen.

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Achtung: Die Berechtigung bezieht sich nur auf das Sehen der Besucher der anderen Gruppenmitglieder. Wenn die Gruppenmitglieder gegenseitig auch die Besucher bearbeiten sollen, muss ein eigenes Ticket für die Entwicklung erstellt werden.

3. Portal hochstufen

Über „Portal hochstufen" kann ein Test-Portal zu einem WELCOME-Paket hochgestuft werden, sowie die Besucher- und Benutzerzahl erweitert werden.

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📷 Screenshot 02 hier einfügen – Datei: Screenshot_02_Portal_hochstufen.png (Eingabemaske „Portal hochstufen")

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Nach Eingabe des Kundenalias können folgende Punkte ausgewählt/eingetragen werden:

Kundenname

Bitte hier den Namen des Kunden eintragen. Idealerweise wird hier der Name des Kunden aus Keepass eingetragen.

Paket

Zur Auswahl stehen Testversion, Small, Medium, Large. Bitte hier entsprechend dem Kundenauftrag das passende Paket auswählen.

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Achtung: Abhängig vom ausgewählten Lizenzpaket stehen dem Kunden unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, daher ist es wichtig, dass hier das passende Paket ausgewählt wird.

Besucherlimit

Für Testportale ist das Besucherlimit auf 50 Besucher eingestellt. Das kann nach Absprache mit dem Vertrieb auch erweitert werden. Für Bezahlpakete wird dieses Limit auf 50.000 Besuchereinträge gesetzt. Bei Kunden, die sehr viele Besucher erwarten, sollte dieses Limit auch direkt auf eine sehr große Zahl (beispielsweise 1.000.000) gesetzt werden.

Benutzerlimit

Abhängig vom ausgewählten Paket wird hier die Zahl der Benutzer gesetzt:

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S-Pakete: 40 Benutzer

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M-Pakete: 100 Benutzer

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L-Pakete: 250 Benutzer

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Wenn der Kunde mehr Benutzer beauftragt hat, bitte hier direkt die Anzahl der Benutzer eintragen.

Mandantenfähigkeit

Wird diese Funktion aktiviert, können im Portal weitere Mandanten erstellt werden. Dazu ist dann die Berechtigung „Mandanten" für einen Benutzer notwendig. Bitte diese Funktion ebenfalls in Abstimmung mit dem Vertrieb aktivieren.

Bezahlkunde

Dieses Flag setzt in der Kundendatenbank den Wert invoice customer. Damit können hochgestufte Testportale von echten Bezahlportalen unterschieden werden. Dieses Flag also bitte nur setzen, wenn der Kunde auch eine Rechnung von uns erhält (im Zweifel bitte im Vertrieb nachfragen).

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4. Admin User erstellen

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Hier kann ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen erstellt werden und diesem Benutzer auch gleich ein Passwort gegeben werden. Das ist für den Fall gedacht, dass wir keinen Zugriff auf ein Kundenportal haben, der Kunde aber Support benötigt und wir uns in das Portal einloggen müssen.

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Mit der Gruppe Mandanten erhält der Admin-Benutzer die Berechtigung, Mandanten zu erstellen und zu bearbeiten.

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Mit der Gruppe User_Admin erhält der Benutzer die Berechtigung, Benutzer zu erstellen und zu verwalten. Dafür muss die Konstante $USE_USER_ADMIN aktiviert sein (aktuell nur über ein Entwicklungsticket möglich). Ist diese Konstante aktiviert, haben Admins, die nicht in der User_Admin-Gruppe sind, keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung.

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Mit der Gruppe Access_Admin erhält der Benutzer die Berechtigung, auf den Einstellungsbereich für WELCOME Access Control zu kommen.

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Bitte nach Erstellen des Benutzers daran denken, den Zugang auch in Keepass einzutragen.

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5. Verfügbare Sprachen

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Unter „Verfügbare Sprachen" werden die Sprachen und das jeweilige Kürzel hinzugefügt. Unter „Vereinbarungssprachen hinzufügen" können nur Sprachen ausgewählt werden, die hier angelegt wurden.

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Eine Liste der verfügbaren Sprachen für die komplette WELCOME Oberfläche, den Checkin-Bildschirm sowie das Outlook-Addin findet sich hier: WELCOME Sprachen und Sprachkeys.xlsx

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6. Dynamic Field Locate

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Unter „Dynamic Field Locate" können für benutzerdefinierte Felder Lokalisierungen eingetragen werden.

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Achtung: Dazu muss die Funktion für die Lokalisierung für benutzerdefinierte Felder aktiviert werden. Bitte dazu ein Ticket für die Entwicklung erstellen.

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Nach Eingabe der Kundennummer kann für jeden Mandanten das entsprechende benutzerdefinierte Feld ausgewählt werden. Bitte nun die Zielsprache auswählen und in das Feld „Übersetzung" den übersetzten Text eingeben.

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Achtung: Unter Sprache können alle Sprachen ausgewählt werden, unabhängig davon, ob die Sprache für das Portal aktiviert ist oder nicht.

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Bitte beachten: Aktuell können die Optionen in der Listenauswahl noch nicht übersetzt werden.

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7. Vereinbarungssprachen hinzufügen

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Unter „Vereinbarungssprachen hinzufügen" können für alle Unterweisungen in einem Kundenportal Übersetzungen in der jeweiligen Sprache hinzugefügt werden.

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Es werden hier allerdings in der Datenbank nur Spalten für Titel und Inhalt für die hinzugefügte Sprache hinzugefügt. Über „Bestehende Übersetzung übernehmen" kann eine bereits vorhandene Unterweisung für die neue Sprache übernommen werden. So kann verhindert werden, dass es „leere" Unterweisungen gibt.

8. Wallet

Unter „Wallet" kann die in der Einladungsmail mitgeschickte PKPass-Datei für das Apple Wallet konfiguriert werden. Das Wallet kann individuell für einen Mandanten konfiguriert werden:

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📷 Screenshots 03 + 04 hier einfügen – Dateien: Screenshot_03_Wallet_Konfiguration_1.png und Screenshot_04_Wallet_Konfiguration_2.png (Wallet-Konfigurationsbereich)

Logo

Hintergrundfarbe

Labelfarbe

Schriftfarbe

Icon

Das Icon sollte quadratische Form haben, da es sonst gestaucht wird.

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📷 Screenshot 05 hier einfügen – Datei: Screenshot_05_Wallet_gestauchtes_Icon.png (Beispiel für gestauchtes Icon)

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Alternativ zur Hintergrundfarbe kann ein Hintergrundbild angegeben werden, dieses wird jedoch immer verschwommen angezeigt:

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📷 Screenshot 06 hier einfügen – Datei: Screenshot_06_Wallet_verschwommenes_Hintergrundbild.png (Beispiel für verschwommenes Hintergrundbild)

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9. Konstanten aktivieren

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Über „Konstanten aktivieren" können die nachfolgenden Funktionen für Kundenportale aktiviert werden. Eine zentrale Übersicht aller Konstanten befindet sich auf der Unterseite Zentrale Dokumentation der Konstanten.

Access Control

Setzen der Konstante aktiviert den Einstellungsbereich für Access Control und die Funktionalität.

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📷 Screenshot 07 hier einfügen – Datei: Screenshot_07_Konstante_Access_Control.png

Access Öffnen-Button

Diese Funktion fügt einen Button in der Navigations-Leiste des Portals und einen neuen Einstellungsbereich in den Access-Control-Einstellungen hinzu. In den Einstellungen kann ein an ein Datafox-Gerät angeschlossenes Relais ausgewählt werden. Ein Klick auf den neuen Button schaltet dann das Relais, um zum Beispiel eine Schranke damit öffnen zu können.

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Achtung: Für diese Funktion muss ebenfalls die Konstante Access Control aktiv sein.

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📷 Screenshot 08 hier einfügen – Datei: Screenshot_08_Konstante_Access_Oeffnen_Button.png

Benutzer Export

Funktionalität

Wenn die Funktion aktiviert wird, wird monatlich ein Export von Benutzern (CSV) mit folgendem Inhalt an die Mitglieder der Gruppe Export_Users gesendet: Firstname, Surname, Username, Groups, LastLogin und IsActive. Eine Mail wird dann immer zum Ersten des Monats generiert (1.1.20XX; 1.2.20XX; 1.3.20XX).

Konfiguration

Zuerst muss dafür explizit die Benutzer-Gruppe Export_Users bei dem Kunden erstellt werden und (mindestens) einem User zugewiesen werden. Anschließend kann die Konstante für den Kunden in Helpertools aktiviert werden.

cURL Mail

Ändert die Art des E-Mail-Versands bei der Funktion „E-Mail Einstellungen". Dürfte für die meisten Kunden nicht mehr relevant sein, da über die Funktion „E-Mail Einstellungen" der Versand der Mails über cURL mitaktiviert wird. Das dürfte nur noch für Kunden relevant sein, die über eine ältere Methode E-Mails versenden.

Dashboard

Aktiviert das WELCOME Dashboard für die Besucherübersicht. Das Dashboard kann für Kunden zum Testen auch nur für bestimmte Mandanten oder Gruppen bzw. sogar einzelne Benutzer aktiviert werden.

Dynamic Field Locate

Die Konstante muss aktiviert sein, damit unter „Dynamic Field Locate" unterschiedliche Übersetzungen für Sprachen hinterlegt werden können.

E-Mail Einstellungen

Aktiviert in den Einstellungen den Reiter „E-Mail Einstellungen", über den ein eigenes Postfach für den E-Mail-Versand verwendet werden kann. cURL Mail wird automatisch mit aktiviert.

Feueralarm Button

Aktiviert für die Benutzergruppen Admin und Zentrale den „Feueralarm"-Button oben rechts im Portal. Wenn der Button geklickt wird, wird an die in den Einstellungen hinterlegten E-Mail-Adressen eine E-Mail mit den aktuell anwesenden Besuchern geschickt.

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Achtung: Die Funktion muss für das gesamte Portal oder einzelne Mandanten aktiviert werden, aber der Button wird nur für die Gruppen Admin/Zentrale angezeigt. Aktuell kann nicht konfiguriert werden, dass der Button nur für bestimmte Benutzer oder andere Gruppen angezeigt wird.

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📷 Screenshot 09 hier einfügen – Datei: Screenshot_09_Konstante_Feueralarm_Button.png

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Mandantenabhängige Benutzerverwaltung

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Standard Benutzerverwaltung

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Normalerweise hat jeder Benutzer mit Admin-Rechten Zugriff auf die Benutzerverwaltung. Unabhängig vom gerade aktiven Mandanten sieht man in der Benutzerverwaltung sämtliche im Portal angelegte Benutzer und kann diese bearbeiten und alle Gruppen vergeben. Für Kunden, für die eine Trennung der Benutzer nach Mandant notwendig ist (beispielsweise Businessparks, in denen mehrere Firmen unter der gleichen Adresse ansässig sind), kann die Funktion der mandantenabhängigen Benutzerverwaltung aktiviert werden.

Funktionalität

Mit der mandantenabhängigen Benutzerverwaltung ändern sich folgende Punkte:

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Die Benutzer werden nach Mandanten getrennt.

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Es werden nur die Benutzer angezeigt, die sich in der Berechtigungsgruppe des gerade aktiven Mandanten befinden.

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Ein Administrator kann Benutzern nur die Gruppen zuweisen, die keine Berechtigungsgruppe sind. Eine Ausnahme ist die Berechtigungsgruppe für den gerade aktiven Mandanten.

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Ein Administrator, der in der Gruppe Alle_Mandanten ist, kann jedoch weiterhin alle Gruppen vergeben. Änderung: Dies wurde im aktuellen Stand entfernt (Update von KW34/2025).

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Wird ein neuer Benutzer erstellt, wird ihm automatisch die Berechtigungsgruppe für den gerade aktiven Mandanten vergeben. Das ist wichtig, da ein Benutzer, ohne in einer Berechtigungsgruppe zu sein, nirgends in der Benutzerverwaltung zu sehen ist und daher nicht mehr bearbeitet werden kann. Außerdem kann dieser Benutzer auch nicht in dem angedachten Mandanten im Portal agieren.

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Mit der Gruppe Alle_Mandanten kann man, ohne selbst in der jeweiligen Berechtigungsgruppe sein zu müssen, in jedem Mandanten die entsprechenden Benutzer einsehen.

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In der Autocompletion für die Kontaktperson werden nur die Benutzer angezeigt, die dem gerade aktiven Mandanten zugewiesen sind.

Aktivierung

Die Funktion darf nur für das gesamte Portal aktiviert werden, also nicht für einzelne Mandanten, da es sonst nicht korrekt funktioniert.

Konfiguration

Folgende Punkte müssen beachtet werden:

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Jedem Mandanten muss in den Mandanteneinstellungen in den Zugriffsrechten eine Gruppe zugewiesen werden.

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Es muss sichergestellt werden, dass die Gruppen, die für ein Zugriffsrecht angegeben wurden, auch tatsächlich in der Gruppenverwaltung existieren.

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Man kann mehreren Mandanten dieselbe Gruppe zuweisen. Ein Benutzer wird dann in allen Mandanten aufgelistet, die dieselbe Berechtigungsgruppe teilen.

Printnode

Aktiviert den PrintNode-Einstellungsbereich für ältere WELCOME Portale. Für neuere Portale ist der Einstellungsbereich automatisch aktiviert.

RFID-Leser

Fügt dem Besucher-Erstellen-Dialog eine Sektion für eine RFID-Karten-Nummer hinzu. Wird dort eine Nummer eingetragen, wird der Besucher-Code mit dieser Nummer ersetzt. Dadurch kann gewünschten Besuchern eine RFID-Karte ausgehändigt werden, mit der die Access Control verwendet werden kann.

Sanktionsliste

Speichert das Ergebnis der Sanktionslistenüberprüfung in der Datenbank, dadurch müssen die Besucher nicht mehr beim Laden der Tabelle geprüft werden. (Die Benachrichtigung bei Treffern muss separat aktiviert werden über die Konstante SANCTION_LIST_.) Außerdem wird die Sanktionsliste (aktuell nur für die EU-FSF-Liste unterstützt) automatisch im Kundenportal aktualisiert, d.h. es ist kein manueller Upload der EU-Sanktionsliste mehr notwendig.

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Vereinbarung ohne Papier im Portal

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Verhindert die Auswahlmöglichkeit „Papier" beim Unterschreiben der Unterweisungen über die Besucherübersicht. Beim Checkin eines Besuchers mit zu unterschreibenden Unterweisungen stehen im Dialog dann nur die Bildschirme mit aktivierter Funktion „Vereinbarungen unterschreiben" zur Verfügung.

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Achtung: Nur für alle Mandanten / das ganze Portal aktivieren.

Vereinbarungsfragen

Aktiviert in den Einstellungen zu den Unterweisungen die Option, Fragen und Antworten für die jeweilige Unterweisung zu hinterlegen. Aus dem hinterlegten Fragenkatalog werden dann zufällig Fragen angezeigt.

WLAN Voucher

Funktionalität

Aktiviert die WLAN-Voucher-Funktion für den Kunden. Fügt außerdem die Möglichkeit hinzu, in den Kategorie-Einstellungen festzulegen, ob standardmäßig ein Voucher vergeben werden soll oder nicht. Sollte nur für Mandanten aktiviert werden, nicht für Gruppen oder Benutzer.

Konfiguration

Die Dokumentation für die Konfiguration ist hier abgelegt: WELCOME Dokumentation – WLAN Voucher für Besucher.docx

10. Pre-Checkin

Funktionalität

Die Funktion Pre-Checkin aktiviert für den ausgewählten Bildschirm die Funktion des Pre-Checkins. Damit kann der Besucher vorab Unterweisungen unterzeichnen.

Aktivierung

Nach Auswahl des Kunden über die Kundennummer kann über den Button „PreCheckIn aktivieren" der Bildschirm, für den der PreCheckin aktiviert werden soll, ausgewählt werden. Mit Klick auf „Speichern" wird für den ausgewählten Bildschirm das Modul welcome_screen_precheckin_plus aktiviert.

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Achtung: Wenn der Button „PreCheckIn aktivieren" gesetzt ist, werden in der Auswahlliste bei den Bildschirmen nur Bildschirme angezeigt, bei denen das Modul nicht aktiv ist. Wenn der Button „PreCheckIn deaktivieren" gesetzt ist, werden in der Auswahlliste nur die Bildschirme mit aktiviertem Precheckin-Modul angezeigt.

Konfiguration

In WELCOME muss nun noch im Kundenportal die Einladungsmail konfiguriert werden und der Parameter {preCheckinLink} in der Einladungsmail hinterlegt werden. Außerdem muss noch der Text auf dem Abschlussbildschirm angepasst werden.

Einladung

Beispieltext Deutsch:

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<h3>Online Check-In:</h3>

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Über den nachfolgenden Link können Sie die zu unterzeichnenden Vereinbarungen bereits vor Ihrem Besuch lesen und unterschreiben:

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➽ <a href="{preCheckinLink}">Online Check-In</a>

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Beispieltext Englisch:

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<h3>Online Check-In:</h3>

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In order to save time on the day of your visit please use the following link to read and sign our required safety instructions:

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➽ <a href="{preCheckinLink}">Online Check-In</a>

Bildschirmtext

In der Konfiguration für den Willkommensbildschirm sollte der Text bei der Funktion „Self-Check-In" bei der Bestätigungsseite angepasst werden.

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📷 Screenshot 10 hier einfügen – Datei: Screenshot_10_PreCheckin_Bildschirmtext.png (Konfiguration Bestätigungsseite)

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Beispielcode Deutsch:

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<div style="text-align: center;">Vielen Dank für die Eingabe Ihrer Daten.

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Ihre Informationen wurden ergänzt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.</div>

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Beispielcode Englisch:

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<div style="text-align: center;">Thank you for updating your information.

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We are looking forward to your visit.</div>

~11. Export Users

Über „Export Users" kann an eine oder mehrere E-Mail-Adressen eine CSV-Liste mit den Benutzern aus dem Kundenportal verschickt werden. Der Export kann auf eine Benutzergruppe eingeschränkt werden. Im Export enthalten sind folgende Benutzerdaten:

Vorname

Nachname

Username

Gruppen

Letzter Login

IsActive (kann in den Benutzereinstellungen auf aktiv oder inaktiv gesetzt werden)

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Nach Angabe des Kundenalias werden die verfügbaren Benutzergruppen zur Auswahl angezeigt. Wenn nur die Benutzer einer bestimmten Gruppe exportiert werden sollen, kann die Gruppe hier ausgewählt werden.

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📷 Screenshot 11 hier einfügen – Datei: Screenshot_11_ExportUsers_Gruppenauswahl.png (Auswahl der Benutzergruppen)

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Unter „E-Mail-Adressen" können die Adressen angegeben werden, an die der Export verschickt werden soll. Bitte darauf achten, dass die Adressen mit einem Komma und Leerzeichen getrennt angegeben werden.

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📷 Screenshot 12 hier einfügen – Datei: Screenshot_12_ExportUsers_EMail_Adressen.png (Eingabe der E-Mail-Adressen)

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Je nach Größe der Benutzerdatenbank kann der Export relativ lange dauern. Der Export sollte nicht während der Besucher-Rushhour (also werktags am Vormittag) ausgeführt werden, sondern bevorzugt außerhalb der normalen Geschäftszeiten.

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12. Sofort Unterschreiben Button entfernen/hinzufügen

Funktionalität

Über die Funktion kann der Button „Sofort unterschreiben" in einem Checkin-Bildschirm entfernt werden. Die Besucher müssen dann bei den Unterweisungen bis nach unten scrollen, um die Vereinbarung unterschreiben zu können.

Aktivierung

Nach Eingabe der Kundennummer kann die Art der Aktivierung (Button hinzufügen oder entfernen) per Klick auf den Button gewählt werden. Der angezeigte Button ist der „aktive Button" und sagt an, ob entfernt oder hinzugefügt wird.

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Hinweis: Es kann nicht gleichzeitig hinzugefügt und entfernt werden.

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📷 Screenshot 13 hier einfügen – Datei: Screenshot_13_SofortUnterschreiben_Aktivierung.png (Auswahl hinzufügen/entfernen)

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Nach Auswahl, ob der Button entfernt oder hinzugefügt werden soll, kann gewählt werden, für welche Bildschirme der Button entfernt oder hinzugefügt werden soll.

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Auswahl „Alle Mandanten"

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Es wird für alle Bildschirme in allen Mandanten der Button „Sofort unterschreiben" entfernt oder hinzugefügt, wenn auf „Speichern" geklickt wird (nicht empfohlen).

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Einschränkung Aktivierung

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Über die Checkbox kann die Auswahl der Bildschirme eingeschränkt werden. Wurde vorher ein bestimmter Mandant gewählt, werden nur die Bildschirme des Mandanten angezeigt.

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📷 Screenshot 14 hier einfügen – Datei: Screenshot_14_SofortUnterschreiben_Einschraenkung.png (Einschränkung über Checkbox)

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Mit einem Klick auf Speichern wird nur bei dem ausgewählten „Welcome Screen" der „Sofort Unterschreiben"-Button entfernt.

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Wenn nur ein Mandant aus der Liste ausgewählt wurde und die Checkbox nicht aktiviert wurde (und ein bestimmter Bildschirm gewählt wurde), wird der Button für alle Bildschirme entfernt oder hinzugefügt.

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📷 Screenshot 15 hier einfügen – Datei: Screenshot_15_SofortUnterschreiben_Bildschirmauswahl.png (Bildschirmauswahl)

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13. Besucherstatistiken

WELCOME Statistiken

Über die WELCOME Statistiken kann für ein oder alle Kundenportale eine Statistik mit der Anzahl der Besucher im jeweiligen Status generiert werden.

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📷 Screenshot 16 hier einfügen – Datei: Screenshot_16_Statistik_WELCOME.png

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Bezahlkunden Statistiken

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Unter der Statistik für die Bezahlkunden wird jeweils die Summe der bezahlten und der unbezahlten Pakete angezeigt. Dies wird dann noch weiter auf die einzelnen Pakete Small, Medium und Large aufgeschlüsselt angezeigt.

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📷 Screenshot 17 hier einfügen – Datei: Screenshot_17_Statistik_Bezahlkunden.png (Screenshot Stand 15.10.2025)

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Access Control Statistiken

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Mit Hilfe der Access Control Statistik kann eine Übersicht über die Bewegungen mittels Access Control innerhalb eines Portals oder über alle Portale generiert werden.

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📷 Screenshot 18 hier einfügen – Datei: Screenshot_18_Statistik_AccessControl.png

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14. Sanktionslisten-Konfiguration

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Unter „Sanktionslisten-Konfiguration" können pro Kunde und Mandant die spezifischen Einstellungen für die Sanktionslistenprüfung konfiguriert werden:

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Kunde: Kundennummer auswählen

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ClientID: Mandanten-ID des zu konfigurierenden Mandanten aus der Datenbank. Falls nicht bekannt, bei der Entwicklung nachfragen.

Variante:

Kostenlose Version V2: Prüfung nur auf 100%ige Namensgleichheit möglich, kein Freigabeprozess

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Kostenpflichtige Version V3: Fuzzy Matching möglich (konfigurierbare Trefferquote für Name und Firma)

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Treffer-% Personen: notwendige Prozentzahl der Übereinstimmung für Treffer bei Personen/Besuchern

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Treffer-% Firmen: notwendige Prozentzahl der Übereinstimmung für Treffer bei Firmen

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Log-Aufbewahrung (Tage): Anzahl der Tage, wie lange die Prüfergebnisse im Log aufbewahrt werden (aktuell noch nicht umgesetzt)

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EU-Sanktionsliste: Auswählen, wenn auf die EU-FSF-Liste geprüft werden soll

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OFAC-Liste (USA): Auswählen, wenn auf die US-amerikanische SDN-Liste der OFAC geprüft werden soll

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Eigene Listen: Hausverbotslisten. Sollte immer aktiviert sein, damit der Kunde über den WELCOME Einstellungsbereich weiterhin Hausverbotslisten hochladen kann

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Genehmigung: Auswählen, falls ein Freigabe-Prozess notwendig ist

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E-Mail-Benachrichtigung: Auswählen, falls eine Benachrichtigung bei Treffern versendet werden soll (Empfänger-Gruppe ist unter Sanktionslisten-Benachrichtigung konfigurierbar)

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Interne Besucher (noch in Entwicklung): Falls es interne Teilnehmer eines Termins gibt, können diese von der Prüfung ausgeschlossen werden (aktuell nur relevant für Teilnehmer aus Outlook bzw. Besucher, die aus der Terminansicht als intern gekennzeichnet werden). Noch nicht fertig entwickelt.

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Treffer-Anzeige: Aktivieren, falls die Treffer für Nicht-Mitglieder der Freigabegruppen NICHT rot markiert werden sollen (Besuchereinträge können aber trotzdem nur von Freigabegruppen bearbeitet werden, falls Freigabeprozess aktiviert). Achtung: Sicherstellen, dass Freigabegruppen hinterlegt sind!

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CSV-Export (noch in Entwicklung): Bei einem Treffer kann eine E-Mail mit CSV-Anhang versendet werden

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Bei bereits umgesetzten Konfigurationen kann über die Konfigurationsliste die entsprechende Kundenkonfiguration geladen und bearbeitet werden.

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📷 Screenshot 19 hier einfügen – Datei: Screenshot_19_Sanktionslisten_Konfiguration.png (Konfigurationsmaske)

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15. Sanktionslisten-Benachrichtigungen

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Im Standard geht die Benachrichtigung über einen Treffer an die Gruppe Compliance. Falls bei einem Kunden eine andere (oder z.B. zusätzliche) Gruppe benachrichtigt werden soll (Beispiel: Werksleitung erhält Info über sanktionierten Besucher, aber Exportkontrolle gibt frei), kann dies hier konfiguriert werden.

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Bitte zuerst die Kundennummer auswählen und dann die Einträge erstellen/bearbeiten. Gruppenname/E-Mail jeweils mit Komma getrennt eintragen.

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📷 Screenshot 20 hier einfügen – Datei: Screenshot_20_Sanktionslisten_Benachrichtigungen.png (Konfiguration Benachrichtigungsgruppen)

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Weiterführende Seiten

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